Wykonano już wiele badań i napisano setki postów o tym, jak wyznaczać i realizować cele, by nie znaleźć się w przedziale tych 80–90% ludzi, którzy w zaledwie kilkanaście dni po ich ustanowieniu, już je porzucają. SMART, GROW, KaiZen, 1% dziennie – to wszystko świetne modele, jeśli mamy i umiemy wyznaczać mierzalne i jasno określone cele.

Dziś jednak chciałabym opowiedzieć o pracy z celami, których nie da się tak łatwo zmierzyć. Na przykład: kiedy mamy problem logiczny do rozwiązania, odkrywamy coś nowego (cała faza discovery czegokolwiek), albo eksperymentujemy i nawet nie wiemy, jaki będzie wynik ani ile to wszystko potrwa. 

Żeby jeszcze bardziej podkręcić poziom trudności (i tym samym uczynić ten artykuł bardziej przydatnym), dorzućmy do tego chaosu jeszcze jedną zmienną –  zobowiązanie wobec siebie. To właśnie te ciche umowy z samym sobą – te, które chowamy na marginesach naszych dni – są najtrudniejsze do realizacji (ale czy nie są one też najważniejsze?). Mówię tutaj o sytuacji, gdy próbujemy zrobić coś dużego, czego forma i czas realizacji są bliżej nieokreślone, pochodzą z głębi serca, a nad głową krążą złowrogo inne zobowiązania: ugotowanie obiadu, pielucha do przebrania, meeting z zespołem, pomoc przyjaciółce. 

Chaos? Może. Ale spróbujmy to okiełznać. Nie będę przedstawiać ciasnych gotowców, o które tylko się poobijasz i pokaleczysz. Zamiast tego, porozmawiamy o elastycznych wskazówkach, które pomogą Ci znaleźć TWÓJ rytm. Pokażę ci też trochę przykładów rozwiazań własnych, dzięki którym udało mi się napisać doktorat, wydać książkę, rozhulać biznes czy wprowadzić sport, jako bezdyskusyjną strefę życia. Więc zaparz herbatkę, zapodaj wczesną Madonnę i przygotuj się na poszukiwanie Twojego rytmu, który pomorze Ci w spełnianiu marzeń.

Cały kurs podzielony jest na trzy wzajemnie uzupełniające się części. Znajdziesz w nim wskazówki dotyczące badania realiów wykonalności, tworzenia planu oraz jego weryfikacji. Każdy rozdział zawiera opis, zadania wspierające i praktyczne przykłady. Mam nadzieję, że nauka sprawi ci przyjemność, przyniesie kilka olśnień, a sama metoda stanie się czułą i skuteczną towarzyszką w spełnianiu marzeń.

Nie możemy kontrolować niewiadomego, możemy natomiast kontrolować swoje reakcje na niewiadome

Wstajemy rano, podnosimy wzrok, a przed nami lekko nad ziemią unosi się bliżej nieokreślona forma. Jakieś nowum cudaczne. Jej kształt, kolor, rozmiar co kilka sekund się zmienia. Troszkę się tego boimy – kurcze, przecież nigdy wcześniej coś takiego w naszej sypialni się nie pojawiło. Trochę fascynujemy: zimne, czy ciepłe to puchate futerko na górze? Można to spróbować zignorować, przecież nikt inny tego nie widzi, więc może nam się wydaje. Jednak mijają dni, a nasz kształt cały czas lewituje i leniwie sunie za naszymi barkami. I ilekroć się obrócimy, zmienia nieco swoją formę.

Właśnie tak często postrzegam moje zadania kreatywne – zmienne, czasem fascynujące, czasem onieśmielające. Czasem rodzą się w mojej głowie, czasem dostaję je mailem od mojej liderki, a czasem przyprowadza je do mnie mój klient, który prosi o pomoc w zdefiniowaniu jego promieniującej idei. Bywa też, że wpadają mi do głowy, kiedy biegnę po górach. Źródło jest w sumie nieistotne. Liczy się jedynie nasza jeszcze niedookreślona forma i to, jak na nie zareagujemy.

W pracach kreatywnych (inżynieria, pisanie, projektowanie, muzyka) cele i wizje są z początku bardzo trudne do zdefiniowania. Samo definiowanie bez fazy eksperymentowania jedynie co może zrobić, to okaleczyć proces twórczy i sprawić, że nasza puchata, promienista wizja przekształci się w pełzającego potworka. To właśnie eksperymentowanie pozwala nam oswoić niewiadome i znaleźć drogę do klarownej wizji.

Zwróćmy też uwagę na to, jak często dostajemy pytania o estymacje typu: ile to zajmie? ile będzie kosztować? Czasem mam wrażenie, że „świat” takimi pytaniami nieświadomie i w dobrej wierze sam sobie strzela w kolano – ale może to temat na inny felieton.

Co jest jednak ważne i chciałabym, żeby ładnie wybrzmiało: nie możemy kontrolować niewiadomego, możemy natomiast kontrolować swoje reakcje na niewiadome. I te nasze reakcje i realia możemy zbadać, zmierzyć i ubrać w wygodną dla nas formę. Jak to pięknie wyraził Jon Kabat-Zinn: "Nie możemy kontrolować fali, ale możemy nauczyć się na niej surfować."

Zbadaj realia wykonalności

To nasze nowum cudaczne jest jeszcze nieokreślone, ale wiemy, że chcemy zbadać realia i okoliczności, by móc sprawdzić, czy mamy zasoby, by podjąć się jego wykonania. Wcześniej określaliśmy to jako reakcję na niewiadome. Poniżej kilka obszarów, które warto przeanalizować.

1. Badanie stanu zastanego

Odpowiadamy sobie na pytanie: czy w naszej rzeczywistości pracy, życia, obowiązków jest miejsce na nowe wyzwanie? A jeśli go brakuje, to jak możemy coś przeorganizować, albo z czego możemy zrezygnować, aby je stworzyć?

Aby udzielić sobie szczerej odpowiedzi i w ostateczności podjąć decyzję opartą na danych (celowo nie nazywam jej „dobrą” czy „złą” – nie lubię takich ocen, bo nie mamy dostępu do alternatywnej rzeczywistości, w której moglibyśmy przetestować i porównać wszystkie ścieżki; testy A/B w prawdziwym życiu po prostu nie istnieją), musimy najpierw te dane zdobyć. Do tego może posłużyć nam pierwsze zadanie. 

Zadanie 1: Uczciwie spójrzmy na nasz kalendarz

Zacznijcie od tego, żeby rozpisać swój tygodniowy kalendarz, uwzględniając wszystkie aktywności, które wypełniają wasze życie. „Wszystkie” oznacza naprawdę wszystko – łącznie ze scrollowaniem rolek na Instagramie, jedzeniem obiadu, nauką nowego języka (lub tańca) czy ploteczkami w pracy.

Następnie zastanówcie się nad kategoriami, które będą dla was najbardziej użyteczne. Mogą one odpowiadać potrzebom, które zaspokajają te czynności, lub ich charakterystyce. Przykładowo: Spotkania, Krzątanie pracowe (np. czytanie maili), Regeneracja, Praca twórcza itp.

Kiedy już macie kategorie, przyporządkujcie do nich wszystkie swoje aktywności. Następnie spróbujcie odpowiedzieć na pytania dotyczące każdej pozycji: dlaczego to robicie i jaki priorytet ma dana czynność?

Mała uwaga: Jeśli po dwóch intensywnych godzinach np. prowadzenia warsztatów, analizowania problemu logicznego, treningu – planujecie czas na regenerację (bo inaczej coś innego może się nie udać), to ta regeneracja także powinna mieć wysoki priorytet – jest integralną częścią waszej efektywności.

Gdy już wszystko będzie gotowe, spójrzcie na kalendarz i  zastanówcie się nad następującymi pytaniami:

• Czy to ja kontroluję swój kalendarz, czy ktoś inny? Czy mogę coś z tym zrobić?

• Czy mam czas podzielony na duże bloki, które pozwalają mi spokojnie zrealizować większe zadania, czy cały dzień skaczę między drobnymi aktywnościami i ostatecznie trudno mi powiedzieć, czym się zajmowałam/łem?

• Czy podoba mi się sposób, w jaki spędzam dni? Czy to przynosi mi satysfakcję, czy może wzbudza lęk?

• Czy dobrze się czuję z tym, jak wygląda moja rzeczywistość?

Na chwilę to zostawmy. Wrócimy do kalendarza później, kiedy zajmiemy się jego porządkowaniem tak, by stał się narzędziem realizacji waszych celów, wizji i marzeń – a nie katem szarej rzeczywistości, który pozostawia na biurku stos kubków po kawie.

2. Zbieranie danych i świadome estymowanie

To, że 5 lat temu przebiegłaś/eś 5 km w 25 minut, nie oznacza, że zrobisz to teraz równie łatwo – szczególnie jeśli nie trenujesz regularnie. To, że 10 lat temu pisałeś świetne opowiadania, nie znaczy, że teraz równie sprawnie napiszesz posta, jeśli przez lata pisanie nie było częścią twojej codzienności. Albo przeciwnie, ćwiczysz się w tym każdego dnia.

Możemy oczywiście pozwolić życiu toczyć się samemu, ale możemy też podejść do tego świadomie – obserwować, badać i zbierać dane, które pomogą nam lepiej planować. Bo prawdopodobnie to nie pierwszy raz, gdy nowum cudaczne pojawia się w naszym życiu. 

Być może spotkaliśmy się z nim wcześniej, choć miało inną formę: robiliście research, pisaliście wypracowanie, rozwiązywaliście problem logiczny, analizowaliście dane, prowadziliście warsztaty, projektowaliście logo czy tworzyliście piosenkę.

I choć te zadania różniły się formą, sposób, w jaki na nie reagowaliśmy i jak je wykonywaliśmy, może być powtarzalny, mierzalny i – co najważniejsze – dający się ująć w schemat. Aby to odkryć, musimy zbadać, jak działamy i czego potrzebujemy. Fajnie, jeśli badanie codzienności stanie się naszym nawykiem – to klucz do świadomego planowania.

Zadanie 2: Uczciwie spójrzmy na proces twórczy

Spróbujcie zbudować nawyk zbierania danych o podejmowanych działaniach. Możecie użyć do tego Excela lub dowolnego narzędzia z tabelką. Wpisujcie tam:

1. Zadania – nazwę i krótki opis.

2. Skład zadania – co się na nie składa, w tym przygotowanie, samo wykonanie, zebranie wniosków i regeneracja.

3. Czas – ile zajmuje każda z tych czynności.

Skład zadania to kluczowy element. Bardzo często spotykam się z sytuacjami, w których ludzie estymują czas tylko na podstawie samego wykonania, zapominając o analizie, przygotowaniu, dokumentacji czy regeneracji. 

Aby sprawnie estymować zadania, musimy być świadomi ich wszystkich składowych i realnego czasu, jaki zajmują – w tym regeneracji, która często jest niezbędna, aby efektywnie kontynuować pracę. W procesach kreatywnych te dane są dla nas kluczowe, bo mogą być jedynymi powtarzalnymi zmiennymi, na których możemy się oprzeć.

Na podstawie zebranych danych możesz obliczyć, ile średnio trwa u Ciebie faza flow: tzn na jak długo potrafisz się skupić i jest to efektywne, ile czasu potrzebujesz na przygotowanie i regenerację. Te dane będą nam potrzebne do fazy przygotowania szablonu planu.

3. Partnerstwo pomiędzy wizją a celem

Ostatnio kilkukrotnie byłam świadkiem rozmów i warsztatów, w których „mentorzy” prosili „podopiecznych” o przedstawienie swoich celów. Kiedy ktoś odpowiadał: „zdrowe ciało” albo „budowanie lepszego świata”, padały z ich strony pełne zgrozy komentarze: „To nie może być cel! To niemierzalne, niekonkretne! Skąd będziesz wiedzieć, czy to osiągnęłaś?!”.

Często widzę, jak piękne wizje są odrzucane, bo nie pasują do szablonu mierzalnych celów. Problem nie leży jednak w samej wizji, ale w trudności z rozróżnieniem wizji od celu i w budowaniu partnerstwa między nimi.

Owszem, „zdrowe ciało” samo w sobie nie wpisuje się w ogólnie przyjętą definicję celu – nie da się tego wprost zmierzyć. Ale to przecież jest właśnie nasze nowum cudaczne. Wizja, choć często demonizowana i odrzucana, bo nie pasuje do celocentrycznego podejścia, ma ogromny potencjał. Może być kompasem wskazującym kierunek i motorem napędowym, który pozwala nam utrzymać kurs i wytrwać na drodze, nawet jeśli jest usiana porażkami. Cele zaś to konkretne kroki, które pozwalają ten kierunek realizować.

Jak więc korzystać z wizji?

1. Pozwólmy sobie na nią.
   Z czasem wizja zacznie się klarować, a mierzalne cele będą z niej wypływać naturalnie.

2. Nie oczekujmy, że wizja stanie się celem.
   Wizja pełni inną funkcję. Dobra wizja opiera się na naszych głębokich wartościach i motywuje nas do podejmowania wyzwań, wytrwania i realizowania pośrednich celów.

3. Budujmy wizję jako nieskończony proces.
   Wizja, która zakłada ciągłe doskonalenie i nie posiada stanu docelowego, ma niesamowity potencjał. Wizja, która wyrasta z głębokich wartości, ma szansę stać się nie tylko Twoją osobistą siłą, ale też inspiracją dla innych i budowaniem wspierającej społeczności.

Przykład

Przez wiele lat bałam się śmierci moich bliskich. Było to moje nowum cudaczne, które towarzyszyło mi przez długi czas. Pewnego dnia zebrałam się na odwagę i postanowiłam zmierzyć się z tym strachem. W trakcie badań odkryłam, że nie tylko ja mam z tym problem – pojawiła się we mnie potrzeba zmiany w postrzeganiu śmierci i żałoby w naszej kulturze.

To „nowum cudaczne” stało się moją wizją. Wizją, która nadawała kierunek moim działaniom przez wiele lat: napisałam książkę, dołączyłam do Instytutu Dobrej Śmierci, zorganizowałam wystawy i webinary, udzieliłam wywiadów. Wizja stała się sterem, który prowadził mnie do realizacji konkretnych, mierzalnych celów.

Zadanie 3: Zbudujmy partnerstwo pomiędzy wizją a celem

Rozpisz swoją wizję w taki sposób, aby zrozumieć, jakie wartości stoją u jej podstaw i jakie wartości może wygenerować – dla Ciebie, Twojego biznesu, Twoich bliskich, społeczności, a nawet planety. Wybierz te obszary, które są dla Ciebie ważne

Dzięki temu Twoja wizja będzie miała szansę przetrwać i motywować, zamiast jedynie spełniać pragmatyczne potrzeby. Dopiero na jej podstawie zacznij definiować poszczególne cele, krok po kroku.

4. Narzędziownik kreatywny

Porażki są naturalną częścią procesu twórczego i eksperymentowania. Można je podzielić na dwie grupy:

1. Te wynikające z próby, która okazała się nieudana.
   To są moje ulubione porażki! Bo choć mogą boleć, to dostarczają nam cennych danych i wiedzy.

2. Te wynikające z niewiedzy i nieświadomości naszego procesu twórczego.
   Te są trudniejsze do przełknięcia i szczypią w gardło. Powstają, kiedy próbujemy działać wbrew sobie – nie znając swoich cykli, potrzeb czy naturalnego sposobu pracy. Ale dobra wiadomość: można się na nie przygotować i zredukować ich ilość.

I tutaj wkracza na scenę, cały na biało, dzienniczek kreatywny. Narzędziownik, który pomoże stworzyć komfortowe warunki dla twojego procesu twórczego, by rósł zdrowy i pulchniutki oraz radził sobie z wszelkimi przestojami czy blokadami niczym najlepsza apteczka pierwszej pomocy.

Zadanie 4: Zbuduj swój narzędziownik kreatywny

Zacznij od przygotowania miejsca, w którym będziesz zbierać swoje obserwacje. To może być notes, tablica w Miro, tabelka w Excelu albo cokolwiek innego, co lubisz i co możesz mieć pod ręką.

Kiedy poczujesz flow, zauważysz kreatywną iskrę albo przeciwnie – zmierzysz się z przestojem, zapisuj te momenty i spróbuj analizować je w poniższych obszarach:

Naturalne cykle produktywności: Zamiast pytać: „Ile czasu to zajmie?”, zacznij pytać: „Kiedy mam najwięcej energii na kreatywne myślenie?” Dzięki temu będziesz wiedzieć, kiedy ci się najlepiej pracuje i nie samobiczować, gdy coś pójdzie gorzej.

• Mikro (dziennie): W jakich godzinach czujesz się najbardziej twórczy? Czy to poranki, późne popołudnia, a może wieczory? Jak długo trwają te bloki kreatywności?

• Mezo (tygodniowo): Czy są konkretne dni w tygodniu, kiedy masz więcej energii, motywacji lub czasu na kreatywną pracę? Może poniedziałki są ciężkie, ale środy to twój czas na flow?

• Makro (sezonowe): Jak zmiany pór roku, sezonów w pracy lub inne cykle wpływają na twoją kreatywność? Kobiety mogą zwrócić uwagę na dni cyklu miesiączkowego, które sprzyjają lub utrudniają kminienie. Może wiosną jesteś bardziej twórczy, a zimą potrzebujesz więcej regeneracji?

Okoliczności fizjologiczne: Czy lepiej myślisz z pustym brzuchem, po dobrym śniadaniu, a może po kawie? Jak głód, niewyspanie czy zmęczenie wpływają na twój proces twórczy?

Regeneracja: pasywna i aktywna: Zastanów się, Jaki typ regeneracji jest najbardziej skuteczny i efektywny. Może to być bieganie, spacer po lesie, malowanie, taniec w kuchni do melodii kipiącego makaronu. Cokolwiek, co pozwala twojemu ciału i umysłowi pracować razem. Dla niektórych to gapienie się na chmury, medytacja albo po prostu pozwolenie sobie na „nicnierobienie” (tzw. „mind-wandering”). To ten moment, kiedy twoje myśli wędrują swobodnie, a ty czujesz, że wracasz do siebie.

Inspiracje: Co pobudza twój mózg do kreatywnego myślenia? ulubiony podcast, który zawsze podsuwa ci nowe spojrzenia? playlista, która sprawia, że ruszasz dupcią i wprowadzasz się w odpowiedni nastrój? inspirujący badacz, artysta, reżyser? albo nawet twój pies, którego wesołe machanie ogonem przypomina, żeby cieszyć się chwilą.

Rytuały: Czy towarzyszą nam jakieś zachowania, które otwierają i zamykają proces twórczy? Przyjrzyj się temu – czasem mamy nieświadome przyzwyczajenia behawioralne, które triggerują w nas kreatywne procesy. To może być na przykład zamknięcie komputera na koniec pracy, umycie filiżanki, smak kawy o poranku albo ulubiona piosenka, od której zaczynasz dzień.

Pomocnicy: Istoty – i celowo nie piszę „ludzie” – które mogą cię wspomóc w przestojach czy blokadach twórczych. Pomocnikiem może być: żółta kaczuszka (potwierdzona naukowo metoda z programistycznego świata, w której wyjaśniasz swój problem głośno, opowiadając go np. gumowej kaczuszce. To technika oparta na zasadach myślenia głośnego, które pomaga zidentyfikować problem i spojrzeć na niego z dystansu), Rozmowa z kumpelą z projektu, mentorką, przyjacielem. Czasem wystarczy, że ktoś zada jedno dobre pytanie albo spojrzy na twój problem z innej perspektywy, żeby wszystko zaczęło się klarować.

Środowisko: Rozejrzyj się: czy to, gdzie jesteś, jest dla Ciebie wspierające? Mam na myśli fakturę stołu, na którym opierasz ręce, miękkość bluzy, którą masz na sobie, światło, dźwięki, chaos lub porządek na biurku. Czy to wszystko pomaga Ci się skupić, czy może rozprasza?

Narzędziownik, który właśnie tworzysz to nie tylko zbiór notatek – to zbiór narzędzi, który pomorze ci zaplanować pracę i poradzić sobie z problemami. 

Przykłady

To moja „ściana chwały", która powstawała podczas pracy badawczej nad moim doktoratem. Znalazły się na niej podobizny badaczy, artystów i przyjaciół, którzy w tym czasie byli dla mnie ogromną inspiracją.

Przykład, jak poradziłam sobie z blokadą logiczną podczas pracy nad układem różnych typów danych i ich przetwarzaniem. Wielokrotne integracje ekranów w Figmie mocno mnie zmęczyły, więc postanowiłam zmienić kontekst i skorzystać z tego, co miałam pod ręką. Akurat dotarło zamówienie z jedzeniem dla moich zwierząt, więc na stole zaczęłam układać smaczki, symbolizujące typy danych, i przyporządkowywać je do odpowiednich miejsc w systemie.

Utwórz plan

Zanim zaczniemy układać szczegółowy plan i skupiać się na detalach, zróbmy krok w tył i spójrzmy na całość w sposób wysokopoziomowy. Chodzi o to, żeby spojrzeć na problem holistycznie – zobaczyć wszystkie jego aspekty i wzajemne powiązania, zanim zaczniemy podejmować decyzje dotyczące szczegółów. Taki sposób patrzenia pozwoli nam złapać pełen obraz sytuacji, zamiast od razu skupiać się na fragmentach.

Na początek zbierzmy to, co już mamy:

• Kalendarz z rozpiską naszego dotychczasowego życia: zadania podzielone na kategorie i priorytety.

• Czas trwania flow twórczego: Wiesz już, jak długo potrafisz efektywnie się skupić, ile czasu potrzebujesz na przygotowanie i regenerację.

• Okoliczności i rytuały: Masz świadomość, kiedy i gdzie pracuje ci się najlepiej, oraz jakie rytuały pomagają ci wchodzić i wychodzić z trybu flow.

• Apteczka na blokady: Twoje skuteczne narzędzia na wypadek przestojów.

• Wizja: Fundament, który pomoże ci w priorytetyzacji zadań i uniknięciu realizacji celów, które nie są zgodne z twoimi wartościami ani potrzebami.

1. Szablon działań

Żeby uniknąć pułapki rozdrabniania się na szczegóły (np. wrzucania konkretnych zadań w godziny bez większego planu), zacznijmy od stworzenia elastycznego master planu – szablonu działań podzielonego na bloki, które później wypełnimy konkretnymi zadaniami.

Zadanie 1: utwórz szablon

Zacznij od analizy swojego kalendarza i spróbuj oznaczyć:

1. Co usunąć:
   Czy są zadania, które mają niski priorytet, nie wspierają twoich celów albo spotkania, na których wcale nie musisz być (wystarczy przeczytać notatki)?

2. Co zredukować:
   Może jakaś kategoria dominuje i nie pozwala wybrzmieć innym? A może są rzeczy, które możesz zlecić, albo wcale nie należą do twoich obowiązków, ale robisz je z przyzwyczajenia?

3. Co zgrupować i timeboxować:
   Czy masz zadania, które rozpraszają cię, bo wykonujesz je w przypadkowych momentach? Na przykład ciągłe reagowanie na powiadomienia o mailach czy wiadomościach na social mediach – może warto ustalić dwa półgodzinne sloty dziennie na takie „krzątanie i drobne sprawunki”?

Weź czysty szablon tygodniowego kalendarza i stwórz jego idealną wersję:

1. Zaplanuj czas na zadania kreatywne: focus time
   Wiesz już, jak długie bloki pracy są dla ciebie optymalne i w której części dnia najlepiej je zaplanować. Wpisz je w odpowiednie miejsca.

2. Zaplanuj czas na planowanie i zamknięcie tygodnia.
   Dodaj półgodzinne sloty w poniedziałek rano i piątek wieczorem. Jeśli twoja praca jest dynamiczna i często pojawiają się zmiany, możesz wprowadzić codzienny update.

3. Rozdziel pozostały czas:

   • Open time: Przestrzeń na mniejsze zadania, które mogą się pojawić w ciągu tygodnia. To czas na szybkie poprawki, nieplanowane spotkania czy drobne sprawunki.

   • Regularne spotkania i powtarzające się zadania: Umieść w kalendarzu stałe bloki na działania, które są częścią twojej rutyny.

Idealny szablon powinien spełniać trzy warunki: Być dostosowany do twojego rytmu, odpowiadać na twoje potrzeby zawodowe i osobiste, być realistyczny i wykonalny(!). 

Przykład

Powyżej znajduje się mój tegoroczny szablon. Twój może mieć zupełnie inny podział na dni, i to jest w porządku. Możecie zobaczyć, że czasu na zadania kreatywne, czyli focus time, jest w nim dość dużo – moja codzienna praca tego wymaga i jest to najważniejszy punkt dnia. Niekoniecznie u ciebie będzie to tyle zajmowało.

W czasie focus time mam wyłączone wszystkie powiadomienia (maile, telefony, sieci społecznościowe, wiadomości na Teamsach). Każdego dnia mam blok nazwany planowanie dnia – to czas, w którym odpisuję na wiadomości, weryfikuję plan tygodniowy (sprawdzam, na jakim etapie jestem, czy się ze wszystkim wyrobię i czy muszę zwinnie zareagować na zewnętrzne zmiany) i załatwiam drobne sprawy. To około pół godziny dziennie – nigdy nie więcej. Zaczynam zawsze od najpilniejszych spraw, mniej pilne mogą poczekać do jutra.

Następnie mamy open time – to czas z otwartym kalendarzem, gdzie moi współpracownicy mogą wrzucić spotkania, albo mogę zająć się mniejszymi, mniej angażującymi zadaniami.

Mam też spotkania regularne – to te, z których nie mogę i nie chcę zrezygnować.

Widzicie, że w moim kalendarzu są również wyszczególnione treningi. W waszych wcale nie musi ich być. Po prostu u mnie ruch jest kluczowym elementem regeneracji i zbierania sił mentalnych. Często pod bloki treningowe ustawiam sobie zadania podczas planowania (np. po środowym budowaniu bazy tlenowej na biegu w lesie mój mózg jest super dotleniony i świetnie mi się myśli, dlatego często na środę planuję najtrudniejsze zadania).

2. Plan w skali makro (+meso)

Mamy już nasz szablon idealny, ale zanim zaczniemy wypełniać go konkretnymi (lub zupełnie niekonkretnymi) zadaniami, zatrzymajmy się na chwilę. Na początku tego kursu wspominałam o rytmach w większej skali: sezonowej, rocznej, miesięcznej. Pewnie masz cele lub nowa cudaczne, które potrzebują więcej niż tygodnia, żeby wybrzmieć?

Może zajmujesz się produkcją produktu, którego tworzenie podzielone jest na kwartalne bloki czasowe? Może piszesz książkę, którą dzielisz na rozdziały, albo prowadzisz badania naukowe uwzględniające dużą skalę czasową? Niezależnie od tego, czy mówimy o mierzalnych celach, czy o nowum cudacznym, ważne jest, żeby spojrzeć na nie w całości. To właśnie ta całość powinna oświetlać drogę – nie tylko na początku, ale przez cały czas pracy. Już tłumaczę, dlaczego.

Zarówno jako head of product design, product ownerka, właścicielka studia projektowego, jak i mentorka – skala projektu nie ma znaczenia – bardzo często widzę ten sam schemat. Mamy wizję, cel nadrzędny, który jest odległy w czasie. Na początku robimy badania, research, definiowanie – całą fazę discovery. Jesteśmy zadowoleni, przystępujemy do pracy.

I wtedy coś się dzieje. Zaczynamy realizować konkretne, pośrednie cele, a nadrzędny cel zaczyna się rozmywać. Skupiamy się tak bardzo na detalach, często realizujemy je zbyt perfekcyjnie, zapominając, że są tylko częścią większej całości. A przecież to właśnie ta całość jest najważniejsza, a nie dopracowany w każdym szczególe detal.

Czasami zbaczamy z kursu. Zatrzymujemy się w jakimś porcie na zdecydowanie za długo, bo jakaś błyskotka nas tam przyciągnęła. I w niektórych przypadkach to jest w porządku – świat zmienia się dynamicznie, a zmiana planów to jedyny pewnik. Ale tutaj warto podkreślić: elastyczność w działaniu jest ogromną zaletą, ale musi być oparta na świadomości. Chodzi o to, żeby zmiany konfrontować z pierwotnym celem, a nie dryfować bez kontroli.

To umiejętność, która w dynamicznym świecie staje się jednym z kluczowych elementów skutecznego działania – zdolność do świadomego dostosowywania kursu przy jednoczesnym trzymaniu się nadrzędnej wizji.

Chodzi mi o te momenty, kiedy wizja (lub cel nadrzędny) przestaje być kompasem, a staje się bublem zamkniętym w skrzyni pod pokładem. W efekcie zaczynamy dryfować bez celu, a nasza praca traci sens i kierunek. Dlatego tak ważne jest, żeby podczas realizacji celów w skali mikro mieć ciągle na uwadze cel makro i świadomie reagować na zmieniające się okoliczności.

Zadanie 2: utwórz plan w skali makro (+meso dla celów i wizji o większej skali)

Jedną z rzeczy, które bardzo mocno chciałabym ci zarekomendować, jest systematyczne odwoływanie się do celu nadrzędnego lub wizji. Możesz uczynić z tego część swojego procesu – taki „check” do odhaczenia (o tym, jak ułożyć sobie skuteczny proces projektowy dla dużych produktów cyfrowych, pewnie napiszę osobny post).

Albo – co równie dobrze działa – forma wizualna, którą masz zawsze pod ręką albo w zasięgu wzroku. To może być tapeta na komputerze, zakładka w notesie, notatka przypięta na pulpicie komputera, a nawet fizyczna tablica z rozpiską umieszczona w miejscu twojej pracy.

Ważne, żeby na tej kartce czy notatce twoje cele były rozpisane i podzielone na kategorie. Na przykład:

• Cele związane z pracą zawodową.

• Cele osobiste – te, z których najłatwiej zrezygnować w natłoku obowiązków.

Forma jest zupełnie dowolna. Liczy się skuteczność i to, żeby była dopasowana do twoich potrzeb i możliwości. Ważne, żeby zawierała różne formy celów umieszczone w odpowiedniej hierarchii albo jasno spriorytetyzowane w grupach. Jasno określona hierarchia celów to taki filtr, który ułatwia wybór między tym, co pilne, a tym, co naprawdę ważne.

Przykład

Pokażę ci przykład, który u mnie dobrze funkcjonuje od wielu lat. Prowadzę kalendarz – od około 10 lat zawsze kupuję ten sam model, gdzie na rozkładówce widzę wszystkie dni tygodnia. Dzięki temu mam pełny wgląd w zadania w skali mikro, co pozwala mi lepiej zarządzać codziennymi obowiązkami.

Dodatkowo ręcznie dorabiam do niego „zachaczajkę”, która obejmuje kartki z całego miesiąca. Robię ją sama – używam grubszego papieru i taśmy klejącej. Dzięki temu kalendarz jest podzielony na 12 sekcji, które łatwo przekładać. Taki układ znacznie ułatwia mi planowanie w dłuższej perspektywie i szybsze wyszukiwanie informacji.

Na tej „zachaczajce” rozpisuję swoje cele w większej skali, dzieląc je na trzy grupy:

1. Cele zawodowe komercyjne: Bezpośrednio związane z pracą etatową.

2. Cele zawodowe niekomercyjne: Na przykład mentoring w ramach Dare IT, prowadzenie bloga, rozwój nowej metody warsztatowej.

3. Cele domowe: Projekty związane z życiem prywatnym, np. projektowanie łazienki do remontu czy planowanie dłuższej podróży.

Dlaczego to działa?

• Łączy perspektywę mikro i makro – widzisz jednocześnie codzienne zadania i większe cele.

• Jest prosty, tani i elastyczny – możesz go modyfikować w zależności od potrzeb.

• Pomaga zbalansować różne obszary życia i kategorie wizji oraz celów.

3. Plan w skali mikro 

Weź swój szablon idealny i rozpiskę celów oraz wizji w skali makro. Szablon idealny będzie działał jako rutyna, która pomaga radzić sobie z sytuacjami nieprzewidywalnymi i z całym nowum cudacznym, o którym była mowa wcześniej. Rutyna, która powstała podczas tworzenia szablonu, ma na celu:

• budowanie skupienia i spójności,

• zmniejszanie niepewności,

• regulowanie emocji.

Wprowadzenie tej rutyny uczy mózg (i ewentualnie zespół, jeśli praca odbywa się w grupie), że w odpowiednich porach dnia i tygodnia wykonywane są konkretne czynności. Nawet jeśli nie da się kontrolować sytuacji nieprzewidywalnych, możliwe jest kontrolowanie okoliczności, w których zachodzą. Kluczem do sukcesu jest powtarzalność i rytm, które pozwalają zachować kontrolę nad kalendarzem, zamiast pozwalać kalendarzowi przejmować kontrolę.

Zadanie 3: utwórz plan w skali mikro

Budowanie planu w skali mikro wymaga regularnego czasu na planowanie – dedykowanej jednostki czasowej. Może to być poniedziałek rano, koniec tygodnia albo inny moment, który naturalnie wpisuje się w rytm pracy (np. w świecie programistycznym mogą to być 2-tygodniowe sprinty). W tym czasie przyjżyj się celom w skali makro (+meso) i rozdziel je na mniejsze, konkretne zadania.

Gdy będziesz mieć już konkretne zadania, nadaj im dwie zmienne. Pierwszą jest priorytet. Podziel je na:

• Must have (konieczne, nienegocjowalne),

• Nice to have (fajnie, jeśli się uda – da to dodatkową satysfakcję i poczucie zakończenia tygodnia na 5+).

Drugą zmienną jest poziom skupienia lub niepewności, jaki będzie potrzebny do ich wykonania. Dzięki tym dwóm kryteriom łatwiej będzie przypisać zadania do odpowiednich bloków czasowych w szablonie.

Zadania must have, które wymagają dużego skupienia lub są obarczone niepewnością, wstaw do bloków czasowych nazwanych wcześniej focus time. Natomiast te, które są must have, ale mniej obciążające lub bardziej rutynowe, przypisz do open time. Taki podział pozwala lepiej skupić się na pracy i unikać rozpraszających zmian kontekstu.

Staraj się pamiętać o dwóch rzeczach:

• Zachowaj proporcje: Niech zadania must have zajmują maksymalnie 70% twojego planu. Pozostałe 30% przeznacz na bufor dla sytuacji losowych oraz zadania nice to have.

• Uwzględnij rezerwę czasową: Pamiętaj, że bloki czasowe powinny obejmować cały proces pracy – przygotowanie, regenerację i zmianę kontekstu – a nie tylko „namacalną” część zadania. Dzięki temu unikniesz wypalenia i zachowasz efektywność w dłuższej perspektywie.

• Nie wymagaj od nowum cudacznego mierzalności. Daj wizji czas, by mogła się wyklarować. Przeznacz dedykowaną jednostkę czasu na myślenie, badanie, poszukiwanie i swobodną wędrówkę myśli – bez oczekiwania namacalnych rezultatów. Krystalizowanie się wizji wymaga czasu i zasobów. Ważne, aby ten czas był jasno określony, żeby nie rozlał się na inne zadania, i zaplanowany w kalendarzu, zarówno w planie makro, jak i mikro, aby stał się stałym elementem twojego rytmu pracy.

Na koniec nie zapomnij o czasie na naukę i rozwój. To pozwala zachować świeżość i progresować zawodowo. Znajdź czas na naukę nowych narzędzi, udział w kursach, czytanie literatury branżowej czy zmianę kontekstu, która odświeży twoje spojrzenie. Dbaj o to, by być seniorem z różnorodnym doświadczeniem i wysoką skutecznością, a nie seniorem „z zasiedzenia”, który od lat powtarza te same czynności w ten sam sposób.

Pamiętaj, czas to jedyny zasób, którego nie możesz zapewnić sobie więcej.

Weryfikuj i śledź proges

Możemy stworzyć najlepszy plan na świecie, ale jego skuteczność poznamy dopiero wtedy, gdy go zweryfikujemy. Dlatego tak ważne jest regularne testowanie i śledzenie postępu – to właśnie te dwie czynności wykonywane regularnie decydują o sukcesie.

Śledzenie postępu

Istnieje wiele narzędzi, które pozwalają monitorować realizację celów – szczególnie tych mierzalnych, wykonalnych i dobrze zdefiniowanych. Możemy sięgnąć po bardziej zaawansowane platformy, takie jak Jira, Asana czy Trello, gdzie statusy zadań są jasno określone, lub po proste listy zadań (to-do), gdzie wystarczy zero-jedynkowo odhaczać ukończone pozycje.

Choć wybór narzędzi jest ogromny, chciałabym skupić się na naszym nowum cudacznym – czymś, co jeszcze nie jest wizją ani celem, ale co może się nimi stać. Kluczowe jest jednak, by już na etapie nowum cudacznego upewnić się, że faktycznie nad nim pracujemy. W tym przypadku nie chodzi o standardowe odhaczanie zadań, ale o świadome śledzenie procesu i zaznaczanie, że poświęcamy na to czas. Tylko dzięki temu możemy dopilnować, by nasz pomysł rozwijał się i stopniowo przekształcał w wizję, a następnie w konkretny, mierzalny cel.

Zadanie 1. Śledzienie nowum cudacznego

Załóżmy, że do celów mierzalnych układamy sobie jakąś skończoną skalę. Na przykład: opłacić rachunek za telefon. Tutaj mamy prostą skalę – 0 oznacza niezapłacony, a 1 zapłacony. Natomiast większy projekt, taki jak napisanie „Przyspieszonego kursu spełniania marzeń,” wymaga podziału na więcej kroków: 1. rozpisanie planu, 2–5. pisanie poszczególnych rozdziałów, 6. redakcja tekstu, 7. przygotowanie ilustracji, 8. opublikowanie, 9. promocja (newsletter). Możemy tę skalę nanieść w naszym planie w skali makro i odhaczać kolejne kroki. Proste, prawda?

Ale co z naszym niemierzalnym nowum cudacznym? Tego przecież jeszcze nie możemy pomiarować ani rozpisać, bo nie wiemy, czym tak naprawdę jest. Tutaj sprawdzi się zupełnie inna metoda – po prostu zaznaczanie procesu.

Na poziomie mikroplanów mamy już odpowiednie bloki, w których zaplanowaliśmy czas na nowum cudaczne. W makroplanie możemy oznaczać te momenty w dowolny sposób – na przykład kropeczką, która pokaże, że poświęciliśmy czas na pracę nad tym tematem. Dodatkowo warto prowadzić krótkie notatki o tym, co udało się wykminić.

Taka metoda pozwala śledzić progres nad niemierzalnym – aż do momentu, gdy stanie się ono bardziej klarowne, a nawet mierzalne. Wtedy możemy podzielić je na mniejsze, konkretne cele i umieścić na skali. W teorii może to brzmieć skomplikowanie, ale na przykładzie zobaczysz, jak proste jest w praktyce.

Przykład

Poniżej na zdjęciu widać przykład pisania tego kursu. Najpierw pojawiło się kilka sytuacji, w których zauważyłam powtarzający się problem – w moim otoczeniu, w rozmowach z ludźmi, którzy mi coś opowiadali, zapraszali do współpracy itp. Później pojawiło się nowum cudaczne – myśl, że chyba mam do czynienia z jakimś schematem albo bardziej powszechnym problemem. W tamtym momencie jeszcze nie wiedziałam, co z tym zrobię, ale już wpisałam to na listę pod hasłem „planowanie.”

Cztery kropeczki, które widać na moim planie, oznaczają czas, który świadomie przeznaczyłam na zastanawianie się, co dalej. To był czas myślenia, badania i poszukiwania. Dopiero gdy postanowiłam, że będzie to kurs z teorią, zadaniami i przykładami, przekształciłam nowum cudaczne w mierzalny cel i konkretną drogę do jego osiągnięcia.

Retrospektywa

Pamiętasz, w szablonie idealnym mieliśmy taki punkt jak zamknięcie tygodnia? To właśnie jest czas na retrospektywę w skali mikro. Retrospektywę w skali makro robisz po zakończeniu większego cyklu pracy. Jeśli działasz tak jak ja, w skokach miesięcznych, to retro warto zaplanować na koniec miesiąca.

Proces w obu skalach – mikro i makro – wygląda bardzo podobnie. Chcemy przede wszystkim zastanowić się, jak się czujemy z tym, co udało się zrobić w ostatnim czasie. Czy odczuwamy spokój i satysfakcję z wykonanych działań, czy może mamy poczucie, że coś trzeba jeszcze nadrobić?

Retrospektywa to moment na refleksję, ale i na naukę. Jeśli zauważysz, że coś cię niepokoi lub działa nie tak, jak zakładałeś, możesz dostosować swój plan, zanim problem urośnie. Jeśli zaś widzisz, że coś działa wyjątkowo dobrze, warto się nad tym pochylić i zastanowić, jak przenieść tę skuteczność na inne obszary. Właśnie dlatego regularne retro pozwala działać efektywnie i świadomie, a nie na autopilocie.

Zadanie 2. Sprawdź, co działa, a co nie

Mamy całą masę ćwiczeń, które możemy wykorzystać, aby sprawdzić, czy nasz plan jest efektywny i jak się z nim czujemy. Bo tak, może się zdarzyć, że zrealizowaliśmy wszystko, co zaplanowaliśmy, ale ledwo pamiętamy, jak się nazywamy – takich sytuacji chcemy unikać.

Do tego świetnie nadają się różne narzędzia retrospektywne, takie jak:

• „Co poszło dobrze, a co poszło źle?”

• „Co zacząć robić, co przestać, a co kontynuować?”

• „Co mnie wkurzyło, co ucieszyło, co zasmuciło?”

• „Co mi się podobało, czego się nauczyłam/em, czego mi brakowało?”

Wszystkie te metody opierają się na prostym schemacie: w odpowiednie kolumny wpisujemy nasze odczucia dotyczące weryfikowanego planu. Kluczem jest wybranie takiej metody, która najbardziej do Ciebie pasuje i jest dla Ciebie naturalna.

Celem retrospektywy jest wychwycenie wszystkiego, co pozytywnie i negatywnie wpływa na realizację Twoich, nazwijmy to wreszcie, marzeń! Kiedy już wiesz, co działa, a co nie, możesz zastanowić się nad przyczynami. I to właśnie tutaj zaczyna się magia.

Podstawowe retro to absolutne minimum, ale jeśli dodasz pytanie „dlaczego?” i pogłębisz analizę motywacji oraz warunków, w których działasz, zyskasz dużo więcej. Staniesz się bardziej świadoma/y swoich działań, a Twoje kolejne plany będą coraz lepsze.

Na koniec, gdy już wiesz „co” i „dlaczego,” przygotuj krótką action listę – konkretne działania lub wnioski, które pomogą Ci zaplanować kolejny tydzień.

Przykład: Świetnie mi się myśli po bieganiu, więc najtrudniejsze zadanie wrzucam na środowy poranek po treningu. W czwartek z kolei czuję zmęczenie po intensywnej pracy w środę, więc w tym dniu skupiam się na prostszych zadaniach, a w piątek działam na pełnych obrotach.

Na koniec

Kochani, dotarliście do końca! To nie było tylko czytanie – to było zbieranie sił, odwagi i inspiracji do spełniania marzeń. Pisałam ten tekst, bo wierzę, że każda i każdy z was ma w sobie tę iskrę – czasem przytłoczoną przez codzienne obowiązki i presję schematów. To, co piękne i czyste, czasem potrzebuje przestrzeni i czasu, żeby się wykrystalizować.

Mam ogromną nadzieję, że ta metoda stanie się waszą czułą towarzyszką – wsparciem na drodze do realizacji marzeń, planów i wizji. 

Na koniec chciałam wam bardzo podziękować i pogratulować – za czas, zaangażowanie i za to, że podjęliście ten pierwszy krok. Trzymam za was kciuki z całych sił i wierzę, że wszystko, co dla was ważne, jest w zasięgu ręki.

Jeśli będziecie wykorzystywać wiedzę, którą tutaj zawarłam – napiszcie do mnie! Wasze wiadomości to dla mnie ogromny wiatr w żagle i najlepsza nagroda za tę pracę.

A jeśli uznacie, że ten kurs jest wartościowy – udostępnijcie go proszę! Może trafi do kolejnych marzycieli, którzy potrzebują tego impulsu, by zacząć działać.

Spełniajcie marzenia i niech nowum cudaczne stanie się początkiem najpiękniejszych historii. 🖤